Herkent u dit ook?

De gemeente stelt voor een bouwplan aan te passen en een aanbouw met een lagere nokhoogte te beschouwen als bijgebouw en daarmee toe te staan. Vervolgens wil men een schuur bouwen en kan dat niet, omdat de aanbouw een bijgebouw is en het beschikbare aantal vierkante meters reeds gebruikt is.

Een ondernemer verkoopt paarden en heeft daartoe een rijhal gebouwd zodat klanten een paard kunnen ‘proberen’ voordat ze het kopen. De gemeente leest manege en verwacht een sterke verkeersaantrekkende werking en een toename van het aantal personen (lees tienermeisjes te paard).

De gemeente vindt dat bij een woningbouwproject de tuinen kleiner moeten. De ontwerper schuift daarop de woningen naar achteren op het perceel, waardoor de tuinen kleiner worden, de gemeente bedoelde dat de perceelsgrens moest worden opgeschoven.

Tekeningen worden aangeleverd met een schaallatje erop, terwijl de tekening niet op schaal is. De gemeente meet vervolgens vanaf die tekening en een misverstand is geboren.

Bovenstaande voorbeelden laten zien dat er in het vooroverleg misverstanden kunnen ontstaan die bijna altijd lijden tot vertraging van de ruimtelijke procedure en tot extra kosten. Wanneer wij als ruimtelijk adviseur niet tijdig betrokken worden bij het plan komt het vaak voor dat er tijd verloren gaat met het in kaart brengen van het tot dan toe gevoerde proces en de uitkomsten daarvan.

Wanneer een particulier of ondernemer zelf het vooroverleg voert leidt een verschil in terminologie vaak tot misverstanden. Daarnaast is een overleg tussen de gemeente en een particulier of ondernemer vaak gericht op het resultaat en niet op de procedure. Heel begrijpelijk, maar dit leidt vaak tot vertraging omdat achter elk verkeerd begrepen woord andere regelgeving schuilgaat. Een ‘rijhal’ is wezenlijk anders dan een ‘manege’ en vereist een andere ruimtelijke onderbouwing. Misverstanden die klein beginnen, kunnen een domino-effect veroorzaken in de procedure.

Misverstanden leiden niet alleen tot vertraging, maar ook tot extra kosten. Een goed vooroverleg kost geld, maar bespaart ook geld. Wanneer onderzoeken niet uitgevoerd worden in de hoop dat het niet nodig is, maar het moet later toch, kosten de onderzoeken nog steeds geld, maar volgt er vaak ook een factuur voor meerwerk.

Het voeren van een goed vooroverleg is een voorwaarde voor het soepel verlopen van een ruimtelijke procedure. Gemeenten en particulieren spreken niet dezelfde taal, een tolk is nodig. In dit geval zijn wij die tolk.
Het vertalen van wensen en plannen in een correcte procedure heeft meer aandacht nodig dan het nu krijgt. In onze dagelijkse praktijk komt het te vaak voor dat we te laat ingeschakeld worden. Het kost tijd om een goed vooroverleg te voeren, maar het levert in de verdere procedure tijdswinst op.

Een ruimtelijk adviseur is een investering, maar wel één die zich dubbel en dwars uitbetaald. Tenminste als we op tijd benaderd worden en niet gebeld worden nadat het plan zich al heeft vastgedraaid in de ambtelijke molen.